Organisation d’évènement : la liste des équipements à ne pas oublier

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Que ce soit une conférence, un séminaire, une manifestation ou une célébration festive, la réussite d’un événement passe avant tout par une organisation en bonne et due forme. À cet effet, il convient de bien se préparer, et vous devez pour cela considérer la to do liste des équipements à ne pas oublier. Plus d’explications dans cet article.

Le matériel de sonorisation

Peu importe le type d’événement que vous souhaitez organiser, il est très souvent rare de ne pas devoir utiliser un matériel de sonorisation. Ces équipements sont principalement utilisés dans le cas de l’animation, mais aussi pour faire passer des annonces. Il ne s’agit donc pas seulement du microphone. Durant la cérémonie, il sera toujours nécessaire de transmettre des informations au public ou encore d’animer l’environnement. Le nécessaire doit donc être fait pour que les participants puissent recevoir les informations ou profiter de l’ambiance, peu importe leur position. Vous devez ainsi prévoir entre autres :

  • Le microphone ;
  • Les enceintes audio ;
  • La table de mixage ;
  • Les égalisateurs, etc.

L’idéal pour un organisateur d’événements est de se procurer personnellement ces divers équipements. Mais vous pouvez toujours les louer si vous ne souhaitez pas les acheter. Il est aussi possible que ceux-ci soient mis à votre disposition avec le cadre loué pour organiser la cérémonie.

Le mobilier

En marge des équipements de sonorisation, il est aussi nécessaire de prévoir un matériel mobilier. Qu’il s’agisse d’un événement de grande ou de petite envergure, vos invités auront besoin de s’asseoir pour vous suivre. Il est donc indispensable de prévoir des chaises pour l’assise. Le mieux est d’opter pour les chaises sans accoudoirs qui ne limitent pas les mouvements des invités et leur garantissent un réel confort. Mieux, pour les célébrations festives, il va falloir aussi se tenir à table. Vous devez donc choisir un modèle de table de réception pour l’occasion. Il est possible d’opter pour des tables pliantes ou encore pour ces équipements spécialement destinés à un usage en intérieur. Vous ne devez cependant pas faire l’impasse sur la taille de vos tables afin de faciliter leur agencement en fonction de l’espace disponible.

Les équipements pour l’éclairage

Le matériel d’éclairage est assez important pour les événements en salle qui se déroulent dans la soirée. Il est utilisé pour créer l’ambiance désirée, mettre en valeur le lieu en général ou une partie de celui-ci. Il peut aussi servir à l’amélioration de la qualité d’enregistrement vidéo. Les principaux équipements proposés à cet effet sont :

  • Les réflecteurs capables de projeter la lumière dans un sens précis ;
  • Les softs box et les LED capables de produire la lumière naturelle et douce pour améliorer la qualité d’éclairage en général ;
  • Les lasers ;
  • Les machines à brouillard ou à fumée, etc.

Tout ceci vous permet de dynamiser l’atmosphère et d’attirer davantage l’attention des participants.

L’estrade ou la scène

Les divers intervenants lors de la cérémonie auront besoin de visibilité pour faire passer leur message. L’estrade ou la scène est à cet effet le meilleur endroit où ceux-ci peuvent se tenir. Mais pour qu’il joue parfaitement son rôle, il doit disposer d’une hauteur élevée et être dégagé de toute obstruction. Une scène de 4×2 mètres est assez suffisante pour abriter 4 à 5 chaises et recevoir un tel nombre d’intervenants. N’oubliez pas qu’il est toujours important de prévoir des chaises sans accoudoirs pour garantir le confort des intervenants.

Les ustensiles pour le repas

Pour la réception, les traiteurs ont nécessairement besoin d’un matériel qui assure le professionnalisme, peu importe le repas à présenter. Avant tout, il faut disposer des accessoires nécessaires pour la présentation du buffet. Pour les repas chauds, il faut choisir l’équipement nécessaire pour les maintenir chaud. Il en est de même pour tous les aliments et produits qui doivent être servis froids. Vous aurez généralement besoin de guéridons, de présentoir, des chafing dish, des chariots de service, du buffet froid réfrigéré, etc. De nombreuses options se présentent à vous en passant par les ustensiles traditionnels jusqu’aux formes les plus modernes pour faire plaisir à vos invités.

Pour l’organisation d’un événement, il est important de faire une liste des équipements à prévoir. Les indispensables dans le lot sont le matériel de sonorisation, le mobilier, les équipements pour l’éclairage, l’estrade ou la scène et les ustensiles pour le repas.

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Ancien comptable, Damien est aujourd’hui rédacteur web indépendant depuis 2019. Damien collabore avec plusieurs medias spécialisés dans l’économie et la finance et distille ses conseils et analyses avec pédagogie.

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